豬窩

Word 合併列印無法正確合併數字

文章引用(複製) http://office.microsoft.com/zh-tw/word/HA011164951028.aspx#DDE

使用動態資料交換

動態資料交換 (DDE，Dynamic Data Exchange) 是在 Microsoft Windows® 作業系統中轉換應用程式之間的資料時，所使用的方法之一。它使用共用記憶體來交換資料。如果使用其他方法來轉換資料，會遇到一個問題：工作表資料是以原始 格式轉換，Excel 也以這種格式儲存，並非使用您套用到工作表儲存格的格式設定。

因合併列印而連接到 Excel 工作表時，如果要選擇 DDE 資料轉換方法，您只要在 Word 中選取一個核取方塊即可：

1. 在 [工具] 功能表上，按一下 [選項]，再按 [一般] 索引標籤。
2. 按一下 [開啟舊檔時確認轉換]。

當您因合併列印而連接到資料檔案，並且找到要連接到的 Excel 工作表時，[確認資料來源] 對話方塊會開啟。按一下 [MS Excel Worksheets 透過 DDE (*.xls)]，再按 [確定]。在 [Microsoft Excel] 對話方塊的 [命名或選擇儲存格範圍] 中，選取您要合併的資料所在的儲存格範圍或工作表，然後按一下 [確定]。現在 Excel 試算表中的數字外觀，與合併文件的工作表儲存格中的相同。

 附註    完成合併列印後，最好關閉 [開啟舊檔時確認轉換] 選項。否則，系統可能會在非必要時提示您確認資料來源。

在 Word 中使用功能變數代碼

DDE 方式巧妙好用，您可能會認為這樣就夠了。還是耐心繼續看下去吧，多瞭解功能變數代碼，可以加強您對合併列印結果的控制。

使用功能變數代碼格式化貨幣及其他數字

舉個例子吧。假設您要在準備合併列印的套印信件中插入 [價格] 欄位。在主文件中的外觀類似這樣，其中的 «價格» 是欄位：

您訂購的 gizmo 費用是 «價格»。

按 ALT+F9 即可看到欄位後的功能變數代碼，外觀類似這樣：

您訂購的 gizmo 費用是 { MERGEFIELD "價格" }。

您可以控制欄位中的價格格式設定，只要在大括弧中輸入幾個別的字元即可 (亦即新增格式設定切換參數)。

如果要包含：

• 貨幣符號
• 預設是 4 位數，如果合併的數字只有 3 位數，則 1 位數是空格
• 小數點 2 位
• 第 1 個和第 2 個數字之間有一個逗點

以下是您在功能變數代碼中輸入的內容 (以粗體顯示)：

{ MERGEFIELD "價格" \# $#,###.00 }

輸入完畢後按 ALT+F9，停止查看功能變數代碼。合併時，所有價格都會格式化成您要的外觀 (您可以使用同樣的方法處理價格以外的其他數字)。

我們剛才使用的切換參數有下列元素：

1. 您在主文件中插入的欄位名稱，對應 Excel 工作表中的一欄。
2. 反斜線，表示格式設定切換參數開始。
3. 切換參數定義，在此為格式化數字。
4. 您要包含的數字，例如，出現在每個價格前的 $。
5. 最多位數。如果數字的位數不多，Word 會保留空白。請在數字中要出現的地方輸入逗號。
6. 小數點，輸入在要顯示的地方。零是指定小數點後的最多位數。如果位數不足，Word 會以零補足。

您可以在 [請參閱] 方塊中找到有關使用切換參數格式化數字的詳細資料連結 (稱為「數字圖片」欄位切換參數)。

使用功能變數代碼格式化日期

您也可以使用格式設定切換參數，讓試算表 [日期] 欄中的日期外觀，與合併文件中的完全相同。如果您在主文件中插入 [日期] 欄位並且按 ALT+F9，您會看到：

{ MERGEFIELD "日期" }

如果要讓合併文件中的所有日期都使用 February 18, 2008 的格式 (無論工作表儲存格的日期設定為何種格式)，您可以在功能變數代碼中新增這個格式設定切換參數 (以粗體顯示)：

{ MERGEFIELD "日期" \@ "MMMM d, yyyy" }

您可以在 [請參閱] 方塊中找到有關使用切換參數格式化日期的詳細資料連結 (稱為「日期時間圖片」欄位切換參數)。

格式化 Excel 工作表儲存格

如果您要建立合併列印專案用的新 Excel 工作表，這個方法最適合。就某方面而言，這是最直接的方法，因為您可以將日期、百分比及工作表中的其他數字，設定為合併後在 Word 中的外觀。每次合併時，都會呈現這個外觀。

如果 Excel 工作表中有數字的儲存格，且格式化為數字、貨幣、日期、百分比等，則在合併列印時，會發生數字格式設定的問題。如果要避免合併時數字出現問題，最好的方法 是將有數字的儲存格，格式化為 [文字]。儲存格格式化為 [文字] 後，您可以按照需要的方式在儲存格中輸入數字 (加上貨幣符號、零以及其他)。這些數字會按照您輸入的方式合併。

1. 如果要設定 Excel 儲存格的格式，請選取您要設定的儲存格所在欄。
2. 在 [格式] 功能表上按一下 [儲存格]，再按 [數字] 索引標籤。
3. 在 [類別] 之下，按一下 [文字]。

郵遞區號前置零的秘訣

您不必為了正確合併，而將有郵遞區號的儲存格格式設定為 [文字]。在儲存格中輸入郵遞區號時，請在前置零的前面輸入一個單引號。單引號不會顯示在儲存格中，它只是讓零發生作用。